วันนี้เรามาพูดกันเรื่อง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สื่อสารยังไง ไม่เฟล (ผิดพลาด) ผมเชื่อว่าทุกคน องค์กรและหน่วยงานคงเคยประสบปัญหา กันอย่างแน่นอน งั้นเรามาเริ่มเรียนรุ้กันก่อนว่า การสื่อสารที่ดี มีประสิทธิภาพนั้น มีองค์ประกอบสำคัญๆ 4 ส่วน อะไรบ้าง
1. ผู้ส่งสาร นับว่ามีความสำคัญอย่างมากเพราะเค้าจะเป็นผู้ที่ถ่ายทอด สิ่งที่รู้ให้ผู้อื่น ดังนั้นผู้ส่งสารจะต้องเข้าใจในสารหรือสิ่งที่จะสื่อสารออกไปเสียก่อน หากผู้ส่งไม่เข้าใจ แล้วจะให้ผู้รับสารเข้าใจได้อย่างไรจริงไหมครับ ดังนั้นก่อนที่จะส่งสารหรือสื่อสารกับใคร ต้องทำความเข้าใจเรื่องนั้นให้ดีในระดับหนึ่ง เพราะอาจมีคำถาม หรือข้อสงสัน เราจะได้ตอบได้อย่างชัดเจน เพราะเราเข้าใจในเนื้อหาของสิ่งที่ต้องการสื่อสารออกไป
2. สาร, สาระ หรือเนื้อหา มันเป็นสิ่งที่เราต้องการสื่อสารหรือถ่ายทอดออกไปให้คนอื่นรู้ หลายๆคนมันจะเอาเนื้อหาทั้งหมดที่ได้รับมา ส่งต่อหรือถ่ายทอดต่อในทันที โดยบางทีก็ไม่ได้พิจารณาดูในรายละเอียด โดยเนื้อหาที่ส่งออกไปหรือถ่ายทอดออกไป ควรมีความเหมาะสมกับผู้รับสารด้วย ดังนั้นผู้ส่งสารควรวิเคราะห์ผู้รับสารด้วยนะครับว่า เมื่อเขาได้รับสารหรือเนื้อหานั้นๆแล้ว เค้าจะเข้าใจไหม มากน้อยเพียงใด ในบางครั้งผู้ส่งสารอาจจะต้องสรุป หรือสื่อสารเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้รับสาร เพื่อทำให้เนื้อหามีความกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ เข้าใจง่ายเพราะถ้าคุณส่งเอกสารทั้งหมดให้ผู้รับสาร แล้วบอกว่าในนั้นมีส่วนที่เกี่ยวข้องกับคุณ ให้อ่านหรือพิจารณาเอาเอง วิธีการแบบนี้ผมคิดว่า มีโอกาส เฟล สูงมาก (fail = ผิดพลาด) เพิ่มเติมอีกหน่อยคือ ควรมีการเน้นในส่วนที่สำคัญ เพื่อจะได้ง่ายต่อการจดจำและทำความเข้าใจ อีกเรื่องนึงขอฝากไว้คือเรื่อง ภาษาที่ใช้ในการสื่อสาร เรื่องนี้ก็สำคัญนะครับ ครเลือกให้เหมาะกับกลุ่มผู้รับสารด้วยนะ สื่อสารเป็นภาษาอังกฤษกับพนักงานระดับปฏิบัติการ อาจจะเงิบได้นะครับ
3. ผู้รับสาร ต่อมาถ้าผู้ส่งสารดี เนื้อหากระชับเข้าใจง่าย ส่วนต่อไปที่ต้องพิจารณาคือผู้รับสาร ผู้รับสารก็มีส่วนสำคัญเช่นกัน หากมีใครสื่อสารกับเรา นั่นแสดงว่ามันต้องเป็นเรื่องที่สำคัญ เกี่ยวกับเราดังนั้นผู้รับสารควรใส่ใจ ตั้งใจในการรับสาร
4. วิธีการส่งสารหรือช่องทางการสื่อสาร ก็มีความสำคัญ เราควรเลือกวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมเช่นการสื่อสารผ่านทางอีเมลล์, intranet ภายในองค์กร หรือนัดประชุมชี้แจง อันนี้ก็แล้วแต่วิธีการที่จะเลือกใช้ให้เหมาะ แต่ก็อย่าลืมว่าการสื่อสารแต่ละแบบมีข้อดี ข้อเสียต่างกัน เลือกใช้ให้ดีนะครับ
นอกจากเราจะรู้และเข้าใจในองค์ประกอบของการสื่อสารทั้ง 4 ส่วนแล้ว ผมขอฝากหัวใจของการสื่อสาร นั้นคือ การสื่อสารสองทาง (two way communications) ไว้ด้วยครับ สิ่งที่สำคัญนั่นคือ การที่ผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสารมีความเข้าใจในเนื้อหาของข่าวสารตรงกัน มีการโต้ตอบหรือพูดคุยกัน หากผู้รับสารมีข้อคำถาม ข้อสงสัยก็ควรมีการสอบถามผู้ส่งสารให้เข้าใจ เพื่อจะได้ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
จากที่ผมได้เล่ามานั้น สิ่งสำคัญคือ เมื่อรู้แล้วต้องนำไปใช้ ทดลองใช้จริง อาจต้องมีการปรับแก้ไขบ้าง แต่เชื่อแน่ว่าเมื่อทำสม่ำเสมอแล้ว มันจะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ฟันธง แล้วพบกันใหม่ ในครั้งหน้าครับ
เขียนโดย นายภาณุทัต จิรานนท์
บริษัท ไอโปร เทรนนิ่ง จำกัด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น